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電子(zǐ)檔案管理辦法
第一(yī / yì ／yí)章 總 則
第一(yī / yì ／yí)條 爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)加強和(hé / huò)規範電子(zǐ)檔案管理，确保電子(zǐ)檔案真實、完整、可用、安全，促進檔案工作更好服務黨和(hé / huò)國(guó)家工作大(dà)局、服務人(rén)民群衆，根據《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)檔案法》等法律法規，制定本辦法。
第二條 檔案館和(hé / huò)機關、團體、企業事業單位以(yǐ)及其他(tā)組織 (以(yǐ)下簡稱組織機構)的(de)電子(zǐ)檔案管理，适用本辦法。
本辦法所稱電子(zǐ)檔案，是(shì)指機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織以(yǐ)及個(gè)人(rén)在(zài)履行法定職責或者處理事務過程中，通過計算機等電子(zǐ)設備形成、辦理、傳輸、存儲的(de)，對國(guó)家和(hé / huò)社會具有保存價值并歸檔保存的(de)各種信息記錄。
第三條 組織機構應當确保電子(zǐ)檔案符合下列要(yào / yāo)求：
(一(yī / yì ／yí))來(lái)源可靠。由合法、明确的(de)形成者，在(zài)履行法定職責或者處理事務活動中産生，形成者、形成活動、形成時(shí)間可确認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統安全可靠。
(二)程序規範。全過程管理符合國(guó)家相關法律法規以(yǐ)及标準規範的(de)規定，并且準确記錄、可追溯。
(三)要(yào / yāo)素合規。内容、結構、背景信息和(hé / huò)管理過程信息等構成要(yào / yāo)素符合國(guó)家相關标準規範要(yào / yāo)求。
電子(zǐ)檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以(yǐ)以(yǐ)電子(zǐ)形式作爲(wéi / wèi)憑證使用。
第四條 組織機構應當配備必要(yào / yāo)的(de)設施設備，建立管理機制、制度規範、安全措施、人(rén)才隊伍，滿足電子(zǐ)檔案管理需求。
第五條 組織機構應當加強電子(zǐ)檔案全過程管理，确保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業務環節的(de)應用系統之(zhī)間相互銜接，并且持續進行元數據采集、維護等活動，完整記錄電子(zǐ)檔案管理過程。
第六條 組織機構應當積極應用新一(yī / yì ／yí)代信息技術，不(bù)斷提升電子(zǐ)檔案管理水平。
第七條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當加強各類電子(zǐ)文件收集、歸檔工作，保障具有保存價值的(de)電子(zǐ)文件應歸盡歸，并按規定移交檔案館。檔案館應當提升接收和(hé / huò)管理各類電子(zǐ)檔案的(de)能力，保障電子(zǐ)檔案應收盡收。
第八條 電子(zǐ)檔案管理的(de)全過程應當符合國(guó)家網絡安全、數據安全、個(gè)人(rén)信息保護、保密管理、密碼管理等相關法律法規要(yào / yāo)求，确保電子(zǐ)檔案的(de)安全。
第二章 機構及其職責
第九條 國(guó)家檔案主管部門統籌規劃、組織協調、監督指導全國(guó)電子(zǐ)檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全标準規範體系，推進電子(zǐ)檔案安全保管和(hé / huò)有效利用，推動電子(zǐ)檔案全過程管理能力評估。
縣級以(yǐ)上(shàng)地(dì / de)方檔案主管部門監督指導本行政區域内電子(zǐ)檔案管理工作。
鄉鎮人(rén)民政府應當将電子(zǐ)檔案管理納入檔案工作範圍，并監督指導所屬企業事業單位、基層群衆性自治組織等的(de)電子(zǐ)檔案管理工作。
第十條 按照國(guó)家規定應當形成檔案的(de)機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當履行下列職責：
(一(yī / yì ／yí))确定管理電子(zǐ)檔案的(de)機構或者人(rén)員，将電子(zǐ)檔案管理納入檔案工作責任制，納入本單位信息化建設規劃等，建立健全電子(zǐ)檔案管理制度和(hé / huò)規範，配備滿足電子(zǐ)檔案管理需要(yào / yāo)的(de)信息化基礎設施；
(二)協調檔案、文秘、業務、信息化、保密等職能部門共同推進電子(zǐ)檔案管理，加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設；
(三)電子(zǐ)文件形成部門負責本部門電子(zǐ)文件的(de)收集、整理、歸檔等工作；
(四)管理電子(zǐ)檔案的(de)機構或人(rén)員負責本單位電子(zǐ)檔案的(de)管理，監督指導各部門電子(zǐ)文件的(de)形成、收集、整理以(yǐ)及歸檔等工作，按照有關規定向檔案館移交電子(zǐ)檔案。
第十一(yī / yì ／yí)條 檔案館應當履行下列職責：
(一(yī / yì ／yí))建設滿足電子(zǐ)檔案長期保存和(hé / huò)安全管理需要(yào / yāo)的(de)信息化基礎設施；
(二)收集、保管和(hé / huò)提供利用本館分管範圍内的(de)電子(zǐ)檔案；
(三)建立健全本館電子(zǐ)檔案管理制度和(hé / huò)規範。
第十二條 檔案主管部門應當加強與本行政區域有關信息化建設、電子(zǐ)政務建設、電子(zǐ)文件管理、數據管理、密碼管理、保密管理等主管部門的(de)工作協同，共同推進電子(zǐ)檔案管理工作。
第十三條 組織機構應當支持電子(zǐ)檔案管理人(rén)員按照有關規 定參加業務培訓，電子(zǐ)檔案管理人(rén)員應當具備相應的(de)專業知識和(hé / huò)技能。
第三章 電子(zǐ)文件整理與歸檔
第十四條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當按照國(guó)家相關法律法規和(hé / huò)标準規範的(de)規定，确定本單位電子(zǐ)文件歸檔範圍和(hé / huò)電子(zǐ)檔案保管期限、電子(zǐ)檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔範圍和(hé / huò)檔案保管期限表、檔案分類方案進行管理。
第十五條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當按照國(guó)家相關法律法規和(hé / huò)标準規範形成、辦理、傳輸、存儲屬于(yú)歸檔範圍的(de)電子(zǐ)文件，保證電子(zǐ)文件真實、完整、可用、安全，确保電子(zǐ)檔案符合本辦法第三條規定。
辦公自動化系統、業務系統的(de)歸檔功能應當符合相關标準規範，支撐電子(zǐ)文件收集、整理、歸檔等業務。
第十六條 電子(zǐ)文件應當與元數據一(yī / yì ／yí)并歸檔。電子(zǐ)文件歸檔格式應當具備開放、不(bù)綁定軟硬件、顯示一(yī / yì ／yí)緻性、可轉換、易于(yú)利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉換。電子(zǐ)文件元數據格式應當符合國(guó)家有關标準規範要(yào / yāo)求。
第十七條 電子(zǐ)文件形成部門應當在(zài)電子(zǐ)文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，确保電子(zǐ)文件符合歸檔要(yào / yāo)求，并且完整采集描述電子(zǐ)文件内容、結構和(hé / huò)背景信息的(de)元數據及其整個(gè)管理過程元數據。
電子(zǐ)文件及其元數據歸檔不(bù)得采用非開放的(de)壓縮、加密等技術措施。
黨政機關電子(zǐ)公文歸檔，應當去除電子(zǐ)印章的(de)數字簽名信息，隻保留印章圖形。其他(tā)組織機構電子(zǐ)文件歸檔可以(yǐ)參照處理。
第十八條 電子(zǐ)文件形成部門和(hé / huò)電子(zǐ)檔案管理部門應當對提交歸檔的(de)電子(zǐ)文件及其元數據等相關信息進行清點、登記，對其真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，并由相關責任人(rén)确認。
第十九條 電子(zǐ)檔案管理部門應當對接收的(de)電子(zǐ)檔案進行審核、編制檔号、确認保管期限等工作，确保電子(zǐ)檔案符合檔案管理要(yào / yāo)求。
第四章 電子(zǐ)檔案移交與接收
第二十條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當按照國(guó)家有關規定，定期向檔案館移交電子(zǐ)檔案。檔案館應當做好接收工作，對于(yú)符合國(guó)家相關法律法規以(yǐ)及标準規範要(yào / yāo)求的(de)電子(zǐ)檔案，不(bù)得拒絕接收。
經同級檔案主管部門同意，專業性較強或者需要(yào / yāo)保密的(de)電子(zǐ)檔案，可以(yǐ)按照國(guó)家有關規定延長向檔案館移交的(de)期限。
經檔案館同意，對于(yú)未到(dào)國(guó)家規定移交期限的(de)電子(zǐ)檔案，明确劃分在(zài)移交期限屆滿前該電子(zǐ)檔案所涉及的(de)利用、轉換、遷移等權責後，可以(yǐ)提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項的(de)， 應當按照《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)檔案法》第十五條第二款規定辦理。
第二十一(yī / yì ／yí)條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織向檔案館移交電子(zǐ)檔案，應當符合下列要(yào / yāo)求
(一(yī / yì ／yí))按照國(guó)家關于(yú)電子(zǐ)檔案移交與接收的(de)标準規範要(yào / yāo)求對移交的(de)電子(zǐ)檔案進行組織，并進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格後方可移交；
(二)電子(zǐ)檔案不(bù)保留電子(zǐ)印章的(de)數字簽名信息，隻保留印章圖形；
(三)采用技術手段加密的(de)電子(zǐ)檔案應當去除加密措施後移交
(四)移交的(de)電子(zǐ)檔案應當附具到(dào)期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。
第二十二條 檔案館應當按照國(guó)家相關标準規範要(yào / yāo)求對移交的(de)電子(zǐ)檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格後方可辦理交接手續，接收登記入庫。
第二十三條 電子(zǐ)檔案移交接收應當通過符合安全管理要(yào / yāo)求的(de)網絡和(hé / huò)信息系統進行。不(bù)具備在(zài)線移交條件的(de)，應當配備符合安全管理要(yào / yāo)求的(de)存儲介質進行離線移交，存儲介質的(de)選擇和(hé / huò)檢測應當符合國(guó)家有關标準規範要(yào / yāo)求。
第五章 電子(zǐ)檔案保管與處置
第二十四條 機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織應當建設符合國(guó)家有關标準規範要(yào / yāo)求的(de)電子(zǐ)檔案管理信息系統，并與辦 公自動化系統、業務系統相互銜接。
檔案館應當建設符合國(guó)家有關标準規範要(yào / yāo)求的(de)應用系統，支撐電子(zǐ)檔案接收、存儲、備份、鑒定、開發、利用、統計轉換、遷移、銷毀等工作。
第二十五條 組織機構應當對電子(zǐ)檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源進行統一(yī / yì ／yí)管理。
國(guó)家檔案館應當建設專用局域網絡，配備服務器、存儲、安全等設施設備，用于(yú)集中管理檔案數字資源。
第二十六條 組織機構應當加強電子(zǐ)檔案備份工作，制定電子(zǐ)檔案備份工作方案，對電子(zǐ)檔案、電子(zǐ)檔案管理信息系統等進行完整備份。
應當在(zài)磁介質、光介質、縮微膠片等介質中選擇至少兩種符合長期安全管理要(yào / yāo)求的(de)存儲介質，以(yǐ)在(zài)線方式和(hé / huò)離線方式保存至少三套完整數據，每種介質上(shàng)保存一(yī / yì ／yí)套完整數據， 一(yī / yì ／yí)套在(zài)線應用，兩套備份。應當制定檢測策略，定期對電子(zǐ)檔案可讀狀況、 所處軟硬件環境、存儲介質完好程度等保管情況進行檢測，發現 問題及時(shí)處理，必要(yào / yāo)時(shí)對電子(zǐ)檔案數據進行轉換、遷移。
第二十七條 檔案館應當對重要(yào / yāo)電子(zǐ)檔案進行異地(dì / de)備份，根據需要(yào / yāo)有條件的(de)檔案館可以(yǐ)建設災難備份系統，實現重要(yào / yāo)電子(zǐ)檔案及其管理信息系統的(de)備份與災難恢複。機關、團體、企業事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織可以(yǐ)參照執行。
國(guó)家檔案館可以(yǐ)建設電子(zǐ)檔案備份中心，提供電子(zǐ)檔案備份服務。
第二十八條 組織機構應當建立電子(zǐ)檔案轉換與遷移制度，經技術需求分析、風險評估，确有必要(yào / yāo)的(de)，對電子(zǐ)檔案、電子(zǐ)檔 案管理信息系統等進行轉換、遷移，并留存操作過程記錄。轉 換、遷移後，應當對電子(zǐ)檔案進行真實性、完整性、可用性、安 全性檢測。
第二十九條 組織機構應當定期對達到(dào)保管期限的(de)電子(zǐ)檔案進行鑒定。對仍需繼續保存的(de)電子(zǐ)檔案，應當重新劃定保管期限并變更相關管理數據。
第三十條 電子(zǐ)檔案銷毀工作應當遵守國(guó)家有關規定，履行相關審批手續，禁止擅自銷毀電子(zǐ)檔案。
對需要(yào / yāo)銷毀的(de)電子(zǐ)檔案，應當從在(zài)線存儲設備、容災備份等系統和(hé / huò)離線存儲介質中徹底删除，并記錄被銷毀電子(zǐ)檔案的(de)範圍、數量、大(dà)小以(yǐ)及審核人(rén)、操作者等信息。
第六章 電子(zǐ)檔案開放與利用
第三十一(yī / yì ／yí)條 電子(zǐ)檔案的(de)開放工作應當符合國(guó)家法律法規有 關規定。檔案館應當通過網站或者其他(tā)方式定期公布開放電子(zǐ)檔 案目錄。
第三十二條 組織機構應當建立電子(zǐ)檔案利用制度，采取有效管理措施和(hé / huò)技術手段，充分利用政務網、互聯網等渠道(dào)實現電子(zǐ)檔案便利、高效、安全利用。
第三十三條 利用者利用電子(zǐ)檔案，應當遵守國(guó)家有關法律法規和(hé / huò)檔案利用的(de)規定，不(bù)得擅自複制、篡改電子(zǐ)檔案，不(bù)得損 害國(guó)家利益、社會公共利益和(hé / huò)其他(tā)主體合法權益。
第三十四條 組織機構應當根據不(bù)同服務對象和(hé / huò)利用範圍，建立相應網絡的(de)檔案數字資源利用服務平台。
第三十五條 組織機構應當積極利用人(rén)工智能等信息技術，開展編研、展覽和(hé / huò)建設專題數據庫等工作，不(bù)斷開發檔案數字資源。
三十六條 檔案主管部門應當推動檔案數字資源共享工 作，促進跨區域、跨層級、跨部門共享利用。
第七章 附 則
第三十七條 本辦法由國(guó)家檔案局負責解釋。
第三十八條 本辦法自2024年11月1日起施行。
